Jaki program księgowy dla firmy?

Na polskim rynku dostępnych jest tak wiele programów do księgowania, fakturowania lub wspierania zarządzania firmą, że początkującym przedsiębiorcom trudno jest się w nich zorientować. Od czego najlepiej zacząć? Od uświadomienia sobie potrzeb firmy – zarówno tych obecnych, jak i przyszłych.

Problem, z jakim muszą mierzyć się przedsiębiorcy polega na tym, że na różnych etapach rozwoju firmy potrzebne mogą być inne rodzaje oprogramowania. Na samym początku jej funkcjonowania, szczególnie jeśli mówimy o firmie zatrudniającej najwyżej kilka osób, najważniejszy wydaje się program do fakturowania.

Nawet, jeśli przedsiębiorca zleca sprawy księgowe biuru rachunkowemu, zazwyczaj samodzielnie chce wystawiać faktury i monitorować ich opłacanie, ponieważ usprawnia to proces obsługi należności. Dla tych osób szczególnie atrakcyjne mogą się wydawać tanie, internetowe programy pozwalające przede wszystkim (lub wyłącznie) wystawiać faktury.

Tyle, że już na samym początku rozwoju firmy przedsiębiorca powinien zastanowić się, czy taki zakres funkcjonalności programu na pewno wystarczy mu na długi czas. Jeśli po roku lub dwóch uzna, że nie, i będzie chciał przenieść wszystkie dane do bardziej rozbudowanego systemu, może się to okazać kłopotliwe i czasochłonne. W najgorszym przypadku wszystkie faktury będzie trzeba przepisać ręcznie do nowego programu.

Funkcjonalność na lata

Dlatego już na etapie pierwszego programu do zarządzania firmą, najlepiej zadać sobie pytanie, jakie funkcjonalności powinna mieć wybrana aplikacja za rok, dwa lub trzy lata, w sytuacji, jeśli plany dotyczące rozwoju firmy zostaną w pełni zrealizowane.

W zależności od rodzaju działalności, planowanej struktury organizacyjnej, a nawet indywidualnych aspiracji właściciela, warto sprawdzić, czy oprogramowanie, które przedsiębiorca bierze pod uwagę, posiada opcje prowadzenia całości spraw księgowych (np. podatkowej księgi przychodów i rozchodów), magazynu, czy też integracji z urządzeniami fiskalnymi w celu drukowania i księgowania paragonów.

Bardziej rozbudowane programy mogą posiadać także moduły do zarządzania relacjami z klientami (CRM), które najczęściej pozwalają nie tylko usprawnić kontakty handlowe, ale także podział zadań między pracownikami. Wystarczy, że firma zatrudnia 2-3 pracowników, a synchronizacja pracy wykonywanej przez poszczególne osoby może znacznie usprawnić jej funkcjonowanie. Przy większej liczbie zatrudnionych, zwłaszcza gdy są oni rozproszeni w kilku oddziałach firmy, taka koordynacja staje się często konieczna.

Nie wszystkie funkcje muszą być dostępne w programie już na starcie. Warto jednak od razu zorientować się, czy możliwe będzie ich dodanie (lub odblokowanie), gdy firma będzie miała taką potrzebę i czy wykonanie takiej operacji będzie proste.

Łatwo i bezpiecznie

Podczas codziennego korzystania z programu niezwykle istotna będzie także prostota użytkowania. Aby się o niej przekonać, najlepiej skorzystać z wersji demo danej aplikacji. Spróbujmy np. wystawić fakturę – sprawdźmy, ile kliknięć potrzeba, aby to wykonać (im mniej, tym lepiej) oraz czy wystawienie dokumentu jest jednoznaczne z zaksięgowaniem go przez system.

Program, który ma służyć m.in. do księgowania, na pewno będzie wymagał od czasu do czasu aktualizacji, choćby ze względu na zmieniające się przepisy. Dlatego ważne jest, czy oprogramowanie jest monitorowane i modernizowane na bieżąco, czy aktualizacje są instalowane automatycznie oraz czy nie wymagają dodatkowych opłat.

Największe zaufanie można mieć pod tym względem do oprogramowania funkcjonującego w chmurze. Programy utrzymywane na serwerach zewnętrznych są zazwyczaj na bieżąco aktualizowane i unowocześniane, a klient nie musi ściągać żadnego oprogramowania na swój komputer.

Niektórzy jednak mają wątpliwości, czy oprogramowanie, do którego klient loguje się przez Internet, jest bezpieczne. Tutaj nie ma się czego obawiać. Większość tego typu systemów korzysta z bezpiecznego protokołu „https”, wykorzystywanego także przez sklepy internetowe oraz banki, w którym wszystkie połączenia z programem są szyfrowane. Poza tym, w niektórych programach, istnieją także inne zabezpieczenia. Tak jest np. w dostępnym on-line programie Systim.

– Systim dostępny jest w tzw. „chmurze”, dlatego można z niego korzystać z dowolnego miejsca na świecie. Jeśli jednak klient loguje się do aplikacji zawsze z tych samych miejsc, dla większego bezpieczeństwa może precyzyjnie określić lokalizację. Wówczas do systemu danej firmy będzie można zalogować się tylko z komputerów posiadających określony adres IP – mówi Maciej Blajer, prezes zarządu informatycznej spółki Enadis.

Na wielu stanowiskach

W przypadku rozwiązań internetowych, warto zwrócić uwagę, czy możliwa jest praca na wielu stanowiskach. W początkowej fazie rozwoju firmy bardzo często wystarczy, aby dostęp do systemu miała jedna lub dwie osoby. Z czasem w usprawnieniu pracy pomóc mogą także dodatkowi pracownicy.

Zaawansowane rozwiązania w chmurze często rozliczane są właśnie na podstawie liczby stanowisk, a więc firma płaci za taką ich liczbę, jakiej potrzebuje w danym momencie. Np. w aplikacji Systim miesięczna opłata za jedno stanowisko wynosi 19 zł netto miesięcznie, a wraz z kolejnymi stanowiskami, udostępniane są dodatkowe, bardziej rozbudowane moduły. Po przekroczeniu liczby czterech stanowisk, cena za kolejne spada.

Warto porównać, jak to wygląda także w zestawieniu z innymi programami dostępnymi na rynku, a także sprawdzić, na jaką pomoc klient może liczyć w razie problemów z daną aplikacją.

Być może najmniej istotną sprawą jest możliwość ingerowania w grafikę, np. edytowanie szablonów faktur. Warto jednak zauważyć, że w niektórych programach zmiana szablonu nie jest możliwa lub można wybierać pomiędzy kilkoma wzorami, podczas gdy w innych opcje zmian są niemal nieograniczone. Dzięki temu nawet faktury mogą stać się wyróżnikiem firmy.

Warto porównywać

Podsumowując, aby wybrać program odpowiedni dla danej firmy, najlepiej wziąć pod uwagę kilka systemów, a następnie porównać je z uwzględnieniem następujących kwestii:

– dostępne moduły i funkcje,

– łatwość obsługi, intuicyjność,

– integracja pomiędzy poszczególnymi modułami,

– możliwość integracji z drukarką fiskalną i ew. z innymi urządzeniami lub systemami,

– cena i dostępne formy rozliczeń ,

– dostęp do aktualizacji i pomocy technicznej (zarówno e-mailowej jak i telefonicznej),

– możliwość pracy na wielu stanowiskach,

– forma dystrybucji (dostęp do oprogramowania w chmurze lub w formie oprogramowania typu off-line),

– zakres dopuszczalnej edycji grafiki w generowanych dokumentach,

– zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem.

Trzeba przy tym mieć na uwadze, że nie istnieje program idealny dla każdej organizacji. Inne mogą być oczekiwania firmy prowadzonej jednoosobowo, inne takiej, która zatrudnia kilka osób, a jeszcze inne będą dotyczyły dużego przedsiębiorstwa.

– Np. Systim projektowany był od początku z założeniem pracy w środowisku, w którym program obsługuje wielu użytkowników jednocześnie. Niektóre firmy wymagają jednak dedykowanych rozwiązań i wtedy przygotowujemy dla nich indywidualne oprogramowanie – wyjaśnia Maciej Blajer. – Większość popularnych aplikacji internetowych dobrze sprawdza się w firmach, którym wystarczą podstawowe funkcjonalności, ale pod warunkiem, że obsługą programu zajmuje się jedna osoba.

Każda firma na pewno może znaleźć program odpowiedni dla siebie, ale by było to możliwe, warto wcześniej przyjrzeć się istniejącym rozwiązaniom i dokonać wnikliwego przeglądu możliwości jakie oferują oraz kosztów, z jakimi wiąże się korzystanie z nich. Decyzja powinna być dobrze przemyślana, ponieważ w przypadku programów księgowych, jeden wybór zazwyczaj niesie za sobą konsekwencje na wiele lat.

Źródło: Informacja prasowa