Jak zorganizować obieg dokumentów – poradnik dla początkujących

Ponieważ żyjemy w kraju o wyjątkowo silnie rozbudowanej biurokracji, jedną z kluczowych decyzji podczas zakładania firmy jest sposób, w jaki będzie się w niej odbywać zarządzanie dokumentacją. Jest to jedna z rzeczy, które warto zaplanować już na samym początku, by później uniknąć niepotrzebnych problemów. Na co powinni zwrócić uwagę początkujący przedsiębiorcy? Zebraliśmy dla nich wszystkie najważniejsze informacje!
 

Obieg dokumentów – archiwizacja danych

Dlaczego rozmowę o zarządzaniu dokumentacją zaczynamy od końca, czyli od jej archiwizacji? To bardzo proste! Fizyczne archiwa zwykle zajmują w przedsiębiorstwach wiele cennej powierzchni, a w razie potrzeby wyszukanie konkretnego dokumenty trwa naprawdę długo. Zamiast jednak składować ich papierowe wersje i tworzyć skomplikowane systemy sygnatur oraz archiwizacji, warto rozważyć wykorzystanie już od samego początku elektronicznej dokumentacji. Sprawa wygląda bardzo prosto – każdy dokument jest na samym początku skanowany, a później funkcjonuje już jako plik.

Elektroniczny obieg faktur – akceptacja kosztów

Nawet przedsiębiorstwa, w których nie dokonuje się aż tak wielu transakcji, napotykają problemy związane z akceptacją kosztów. Czasami pojawiają się wątpliwości, kto powinien zaakceptować dany wydatek lub zaopiniować zakup. Brzmi znajomo? Bardzo możliwe, bowiem takie rozbieżności informacji pojawiają się w większości polskich firm. Można temu zaradzić – również w tym momencie warto ponownie rozważyć elektroniczny obieg dokumentów. Dlaczego może okazać się pomocny? Osoba wprowadzająca daną fakturę do systemu może od razu zaznaczyć pracownika odpowiedzialnego za jej dalsze losu. Samo przesyłanie dokumentów między poszczególnymi działami odbywa się w ułamku sekundy i nie angażuje dodatkowych osób.

Zarządzanie dokumentacją dostawców – opinie i rekomendacje

Spore wyzwania napotykają przedsiębiorstwa często korzystające z rozmaitych dostawców. Taki łańcuch logistyczny ma wiele składowych, które wpływają na decyzję o przedłużeniu współpracy z konkretnym kontrahentem. Terminowość dostaw czy jakość produktów to tylko niektóre z nich. Także tutaj przychodzi z pomocą oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentacją, a właściwie jedna z jego części. Systemy te oferują możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji dla każdego dostawcy. Umożliwiają wygodne notowanie uwag i spostrzeżeń, a także możliwość cofnięcia się do nich w dowolnym momencie. Takie informacje są kluczowe dla osób decyzyjnych i mają zasadniczy wpływ na warunki dalszej współpracy.

Elektroniczny obieg dokumentów w praktyce

Czy systemy do elektronicznego zarządzania dokumentami są drogie? Niekoniecznie. Niektórzy dostawcy tego typu oprogramowania, jak na przykład firma Primesoft Polska z Poznania, oferują rozwiązania skrojone na miarę konkretnego przedsiębiorstwa. Ich flagowy produkt, system V-Desk, wyróżnia ogromna elastyczność i możliwość dopasowania nawet do potrzeb małej firmy.
Sprawdź http://www.primesoft.pl/
Źródło: Notka PR,

Napisz komentarz