Archwizowanie dokumentów w firmie

Archiwizowanie dokumentacji firmowej, to obowiązek nałożony przez ustawodawcę na wszystkie państwowe oraz niepaństwowe przedsiębiorstwa, oraz inne jednostki organizacyjne. Obowiązek ten jest nierzadko trudny do spełnienia – archiwizowanie bowiem, to proces wbrew pozorom bardzo skomplikowany.

Nie wystarczy spakowanie dokumentacji do kartonów i przechowywanie w wolnym miejscu w firmie. Wskazana jest digitalizacja dokumentów, same warunki przechowywania muszą zaś być odpowiednie, by uniknąć zniszczenia dokumentacji. Samo prowadzenie archiwum, w przypadku przedsiębiorstw, wymaga również najczęściej zatrudnienia archiwizatora, wygospodarowania miejsca na archiwizowanie, zakupu potrzebnych szaf i innych elementów wyposażenia archiwum. Niekiedy ma to sens, w wielu sytuacjach jednak o wiele lepszym rozwiązaniem jest zlecenie archiwizowania zewnętrznej firmie.

Na rynku można znaleźć szereg firm, które działają w tej branży i zajmują się archiwizowaniem dokumentów, zgodnie z przepisami prawa. Dokumenty są ewidencjonowane, zabierane z przedsiębiorstwa i przewożone do archiwum, tam najczęściej skanowane, papierowe wersje zaś pakowane w odpowiednie kartony i przechowywane w warunkach, które gwarantują ich trwałość.

Archiwizowanie dokumentów przez zewnętrzną firmę, to rozwiązanie, które oczywiście generuje koszty, warto jednak zastanowić się, czy większym kosztem nie jest samodzielne archiwizowanie, zatrudnianie ludzi do archiwum i praca nad odpowiednim jego prowadzeniem. Pewnym problemem mogą być wrażliwe dane – w przypadku dobrych firm, zajmujących się archiwizowaniem, przechowywane są one w pełni w bezpieczny sposób. Kartony opatrzone są kodem kreskowym, co utrudnia identyfikacje firmy, której dotyczą, same dokumenty przechowywane są tak, by utrudnić ewentualne ich odczytanie i odnalezienie. Najczęściej pudła z takimi danymi układane są w sposób losowy.

Podsumowując.

Archiwizowanie dokumentów to obowiązek wielu przedsiębiorców. Warto go przestrzegać, ale robić to tak, by nie utrudniać pracy przedsiębiorstwa. Zlecenie archiwizowania zewnętrznej firmie, to rozwiązanie, które pozwala przestrzegać przepisów prawa, a jednocześnie nie komplikować pracy przedsiębiorstwa. W wielu przypadkach to rozwiązanie najlepsze, choć w każdej sytuacji należy rozważyć wszystkie za i przeciw i wybrać optymalne rozwiązanie.

Źródło: Notka PR